Gemeinsam Beschlüsse fassen: Eine Anleitung
Falls ihr im Team nach der 11:00-Uhr-Sitzung noch ganz schnell, mit Augenkontakt und Zunicken entscheiden könnt, wer an der Reihe ist, Lunch zu holen, dann macht ihr alles richtig. Für diese Entscheidung braucht es keinen Management-Prozess.
Wenn ihr aber entscheiden wollt, ob ihr die Preise für euer Produkt erhöhen wollt - oder ob die Reisespesenregelung von den 100 Mitarbeitenden noch zeitgemäss ist, dann muss ein Prozess in Gang gesetzt werden.
Eine (grössere) Entscheidung in der Gruppe ist kein einzelner Moment, sondern eine Denkdauer mit mehreren Momenten, in denen Beschlüsse gefasst werden. Entscheiden bedeutet, eine Strecke mit verschiedenen Abschnitten zu beschreiten und an Kreuzungen möglichst die richtige Abzweigung zu nehmen. Dabei wird zwischen divergenten und konvergenten Abschnitten unterschieden.
Modellhaft kannst du dir das Zusammenspiel dieser Phasen im Entscheidungsprozess als fischähnliche Form vorstellen.
In divergenten (öffnenden) Phasen wird nach Ideen gesucht, es werden mehrere Lösungen entwickelt und schliessllich Optionen definiert. Dabei gilt: Je mehr Austausch, Ideen und Diversität, desto besser.
In konvergenten (zusammenstrebenden) Phasen wird aus den Optionen ausgewählt, diskutiert, reduziert, definiert und auf Entscheidungen hin verdichtet.
Entscheidungsfindungen durchlaufen diese Phasen oft mehrmals - vor allem dann, wenn es sich um umfangreiche und komplexe Fragestellungen und Herausforderungen handelt.
1 Definieren
Natürlich gehört in der Definitionsphase ein gesundes Augenmass dazu: Die Menuplanung für das gemeinsame Teamessen hat eine andere Tragweite als die bevorstehende Vergrösserung des Teams. Die Auswahl eines passenden Bildes für die Präsentation hat eine andere Dringlichkeit als die Formulierung des Strategiepapiers.
Hier die wichtigsten drei Fragen zur Definiton:
- Worum geht es? (Problem, Spannung oder Herausforderung, mit aktuellem Wissensstand)
- Wie viel Zeit nehmen wir uns, um diese Entscheidung zu treffen? Wer soll wann dabei sein? (Ressourcen)
- Wie entscheiden wir? (Methoden)
Du kannst Agree schon für diesen ersten Schritt sinnvoll benutzen: Erstelle eine Entscheidungsdefinition und lasse diese mit dem Entscheidungstyp «Genehmigung» oder «JA/NEIN» freigeben. Somit weiss dein Team bereits, dass eine Entscheidung gesucht wird und dass vermutlich noch mehr zu diesem Vorhaben beitragen werden darf. Zudem kann die Frage- und Kommentarfunktion der App genutzt werden, um Lösungsvorschläge zu posten und die Meinungsbildung im Team zu aktivieren.
2 Entwickeln
Nun gilt es, basierend auf der Definition geeignete Lösungen zu identifizieren. Es ist eine divergente Phase und hier gilt die Faustregel: Je mehr desto besser! Je mehr Input, desto besser. Je mehr Beteiligte, desto besser. Je diverser die Meinungen und Ideen, desto besser. Diese Deliberation kann in physischen oder remoten Meetings, Breakouts und Workshops stattfinden, teamübergreifend Personen involvieren oder externe Expertisen einschliessen.
Ermutige die Mitglieder der Gruppe, ihre Gedanken und Meinungen offen und ehrlich zu teilen. So kannst du sicherstellen, dass viele Perspektiven berücksichtigt werden und dass jede Stimme gehört wird.
Tipp: In dieser Phase nichts entscheiden.
3 Evaluieren
Entwickle klar formulierte Optionen aus den Diskussionen und Ideen der Entwicklungsphase. Bereite die Optionen so auf, dass sie vergleichbar sind. Lasse - basierend auf der Entscheidungsdefinition - die richtigen Menschen mitentscheiden, welche Option die beste ist. Es ist eine konvergente Phase.
Es kann durchaus sein, dass du für bestimmte Situationen «Externe» mitentscheiden lassen willst: Das können Menschen aus deiner Organisation oder Firma sein, aber auch die/der Auftraggeber:in.
In kleineren, wenig komplexen Entscheidungssituation bist du nach diesem Schritt schon good to go: Die Umsetzung des Beschlusses kann losgehen! In grösseren, umfassenderen Entscheidungsprozessen ist die Selektionsphase oft erst eine Ranglisten-Erstellung und eine Reduktion von (zu) vielen Möglichkeiten. In diesem Falle wird erst vorentschieden, welche Option ausgearbeitet werden soll, bevor vom Team eine finale Freigabe erfolgt.
Setze Agree für diesen Schritt ein: Benutze die Entscheidungstypen «Ranking» oder «Voting», um aus mehreren Optionen die sinnvollste zu ermitteln.
4 Entscheiden
Du hast vom Team eine Selektion der Optionen erhalten. In kleineren, wenig komplexen Entscheidungssituation bist du nach diesem Schritt schon good to go: Die Umsetzung der Entscheidung kann losgehen!
Für komplexere und grössere Entscheidungen wird nun die gewählte Option aufbereitet: Es werden weitere Informationen und zusätzliche Expertisen eingeholt, um die Option noch genauer zu prüfen. Das ist eine divergente Phase, aber mit engen Leitplanken.
Die ausgearbeitete Lösung wird nun (nocheinmal) den mitentscheidenen Personen vorgelegt. Diese können die finale Entscheidung treffen oder notfalls nochmals Einwände erheben. Das ist eine konvergente Phase.
Nutze Agree für diesen letzten Schritt des Entscheidungsprozesses: Wähle «Approval», «JA/NEIN» oder Konsent als Entscheidungstyp.
